Liebe Leserin, lieber Leser,

ein beliebtes, weil scheinbar sehr einfaches Zeitplanungsinstrument: die To-do-Liste. Bei vielen Erwachsenen ähneln diese täglichen Listen allerdings Neujahrsvorsätzen: Sie werden mit bester Absicht niedergeschrieben, aber kaum jemals umgesetzt – und verursachen mehr Frust als Lust. Hier unsere simplify-sofort-Tipps für eine Motivation schaffende Zeitplanung, sei es am Arbeitsplatz oder im privaten Bereich.

Ihr Redaktionsteam von simplify your life

Die meisten Menschen fragen sich beim Entwerfen ihrer To-do-Liste:Was muss ich morgen alles erledigen (Aufgaben)? Stellen Sie sich außerdem die Frage: Was möchte ich morgen alles erreichen (Ziele)? Notieren Sie hinter Ihren To-dos jeweils ein Stichwort, das darauf Antwort gibt. Beispiel: „Karin anrufen (= erledigen): keine Berlinfahrt, mehr Luft im Kalender (= erreichen)“. Streichen Sie To-dos, für die Sie kein wesentliches Ziel finden. Einige Ziele (Mitarbeiter motivieren, Schreibtisch-Chaos beseitigen usw.) tauchen bei Ihren Aufgaben gar nicht auf? Ergänzen Sie Ihre To-dos!

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"Der Langsamste, der sein Ziel nicht aus den Augen verliert, geht noch immer geschwinder als jener, der ohne Ziel umherirrt." (Gotthold Ephraim Lessing)

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Haben Sie Klarheit über Ihre Ziele, können Sie leichter innerhalb der Liste Prioritäten setzen. Unterscheiden Sie dazu zwischen „wichtig“ und „dringend“. Gerade bei der Tagesplanung ist die Gefahr groß, dass das Dringliche vorrangig erscheint („Herr Müller ist schon ganz ungeduldig“), während das Wichtige hinten runterfällt. Stellen Sie sicher, dass Sie vor allem an wichtigen Aufgaben arbeiten. Setzen Sie dazu hinter die 3 wichtigsten To-dos ein Ausrufezeichen, und notieren Sie in Ihrem Zeitplaner, wann Sie sie erledigen werden. Planen Sie genügend Zeit ein, und wählen Sie den günstigsten Zeitpunkt, z. B.: für die Aufgabe, die sehr viel Konzentration erfordert, die Uhrzeit, zu der Ihre Biokurve ein Hoch verzeichnet; für die Aufgabe, die viel Zeit beansprucht, die unterbrechungsärmste Zeit in Ihrem Arbeitstag; fürs kurze Gespräch mit dem Chef den Zeitpunkt, zu dem Sie ihn auf dem Weg von der Kantine ins Büro direkt ansprechen können.

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Viele Menschen fühlen sich bereits vom Anblick ihrer To-do-Liste gestresst. Entwerfen Sie zu Ihrer Entlastung eine Not-to-do-Liste. Dort kommt all das drauf, worauf Sie verzichten möchten, weil es zwar wünschenswert, aber (morgen) nicht unbedingt notwendig ist. Achtung: Betrachten Sie die Not-todo- Liste nicht insgeheim als Reserveto-do-Liste („falls doch noch Zeit ist“), sondern sagen Sie sich: „Das alles muss ich zum Glück morgen nicht tun.“

Tipp für Perfektionisten: Schreiben Sie auch auf, wo Sie in Sachen Perfektion Abstriche machen werden. Beispiel: „Ich feile nicht an einzelnen Formulierungen, weil mein Chef ohnehin Hälfte wieder umstößt.“

„Erst die Arbeit, dann das Vergnügen“ heißt es. Doch was tun, wenn aufgrund immer größerer Arbeitsbelastung das Vergnügen gar keinen Platz mehr im Alltag zu haben scheint? Machen Sie Ihr Privatleben nicht zur Pufferzeit für Ihre Arbeit! Notieren Sie in der vorletzten Zeile Ihrer To-do-Liste, bis zu welcher Uhrzeit Sie Ihre Aufgaben geschafft haben wollen. In die letzte Zeile schreiben Sie ein Vergnügen, das Sie damit zum „Pflichtprogramm“ erklären – am besten etwas, das Sie schon untertags tun können: Spaziergang in der Mittagspause oder Parkbank mit einem gutem Buch.

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