Ausgabe vom Dienstag, 11. Mai 2010

Liebe Leserin, lieber Leser,

vor einigen Tagen wunderte ich mich sehr bei der Lektüre der morgendlichen Zeitung. Die erste Seite war komplett leer! "Da ist jemand mit seiner Arbeit wohl nicht fertig geworden", witzelte ich. Tatsächlich handelte es sich um eine Werbeaktion für die Organisation "Reporter ohne Grenzen", die zeigen sollte, wie Zeitungen aussehen, wenn Journalisten nicht frei arbeiten können.

Wie gut können Sie arbeiten? Müssten Sie eigentlich nicht viel öfter leere Seiten und leere Projektmappen abliefern, wenn Sie nur innerhalb Ihrer vertraglich festgelegten Arbeitszeit tätig wären?

In diesem Chefletter finden Sie 2 Tipps, die Ihnen bei Ihrer persönlichen Arbeitsorganisation helfen.

Ihr
Dr. Marc-Wilhelm Kohfink

Ungewünschte Unterbrechungen sind die häufigsten Zeitdiebe in unseren Büros.

Sprechstunden statt Störungen

Sich gedanklich in ein Thema einfinden, wieder herausgerissen werden, sich wieder gedanklich einfinden – sicherlich keine Form effektiven Arbeitens. Denken Sie deshalb bitte daran: Je wichtiger die Arbeit, je mehr Sie sich darauf konzentrieren müssen, desto wichtiger ist es, eine störungsfreie Zeit für diese Arbeit zu finden.

Viele Störungen sind hausgemacht. Sie haben vergessen, das Telefon umzustellen, Ihre Tür steht offen, Sie versuchen morgens um 10 Uhr, wenn erfahrungsgemäß viele Störungen auftreten, in Ruhe zu arbeiten. Natürlich können Sie sich nicht immer abkapseln, aber Sie können Zeiten unterscheiden, wann Sie intensiv und ungestört arbeiten wollen und wann Sie ein offenes Ohr für andere haben. Und Sie können dies Ihren Mitarbeitern und häufigen Besuchern mitteilen.

Mein Chefletter-Tipp: Richten Sie feste Zeiten für Rücksprachen mit Ihren Mitarbeitern ein, und geben Sie diese Ihrem Vorzimmer bekannt. 

Zeitdiebe haben hier Hausverbot

simplify organsiert zeigt Ihnen jeden Monat, wie Sie hier und da mit kleinen und großen Organisations-Kniffen, Effizienz-Tricks und Selbstmanagement-Geheimnissen lernen,

• mit der Arbeits-Hektik,
• mit dem Termin-Zeitdruck
• und mit dem täglichen Job-Chaos geschickt und intelligent umzugehen!

Lernen Sie "Nein" zu sagen

Vielleicht geht es Ihnen ähnlich: Sie nehmen sich viel vor und setzen sich dadurch selbst unter Druck. Sie haben viele Aufgaben aber nicht die Zeit und Energie, sie alle gleichzeitig zu erfüllen. Daher ist es notwendig, immer wieder die Wichtigkeit einer Aufgabe abzuwägen. Haben Sie den Mut, bei Dingen, die Sie zeitlich nicht mehr zu Ihrer Zufriedenheit schaffen können oder für die Sie nicht zuständig sind, Nein zu sagen. Dies gilt auch bei Ihren Vorgesetzten. Begründen Sie Ihre Entscheidung, ohne Ausreden zu suchen. Aber begründen Sie sie, denn Ihr Gegenüber sollte wissen, warum Sie etwas nicht wollen. Erkennen Sie den Wunsch des anderen an, und erläutern Sie Ihre eigenen Ziele und Prioritäten. Vielleicht finden Sie ja zusammen einen Kompromiss, der den Interessen z. B. Ihres Vorgesetzten und Ihren eigenen Interessen gerecht wird.

Mein Chefletter-Tipp: Überlegen Sie jeweils am Ende der Arbeitswoche, ob und wann Sie unnötige Arbeiten übernommen haben, die nicht zu Ihren Aufgaben gehörten, und ob Sie sich später darüber geärgert haben. Lernen Sie aus dieser Analyse. 

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