Ausgabe vom Dienstag, 18. Mai 2010

Liebe Leserin, lieber Leser,

als Bundesfinanzminister Wolfgang Schäuble kürzlich ins Krankenhaus eingeliefert werden musste und Zweifel an seiner Arbeitsfähigkeit aufkamen, war sein Sprecher mit folgenden Worten zu vernehmen: "Schon die persischen Großkaiser Xerxes und Darius regierten ihre Weltreiche weitgehend im Liegen. Das ist eine bewährte Methode." Schäuble leiste liegend mehr als mancher Minister am Schreibtisch.

Vielleicht erwarten Sie jetzt Tipps, wie Sie im Bett oder im Liegestuhl Ihre Chefarbeit erledigen können. Leider geht das schon aus steuerlichen Gründen nicht. Solche Einrichtungsgegenstände können Sie nämlich nicht als Büromöbel geltend machen. Da hilft auch kein Verweis auf die alten Perser. Aber Sie können so effektiv wie der bettlägerige Minister sein. Wie, erfahren Sie in meinem heutigen Chefletter.

Ihr
Dr. Marc-Wilhelm Kohfink

Werden Sie zum Meister Ihrer Zeit, Ihrer Aufgaben, Ihrer Organisation

• Sagen Sie dem Schreibtisch-Chaos ade!
• Verbessern Sie Ihr Selbstmanagement!
• Optimieren Sie Ihre Arbeitsmethode!
• Eliminieren Sie Zeitfresser!
• Verwirklichen Sie Ihre beruflichen und persönlichen Ziele!
  

Stiftmanagement: Sortieren Sie aus, was zu viel und defekt ist

An einem Krankenhausbett steht meistens nur ein kleiner Nachttisch. Wer daran arbeiten will, muss sich auf das Nötigste an Stiften und anderem Krimskrams beschränken.

Schauen Sie sich um. Im Vergleich dazu ist es  doch erstaunlich, wie viel Kleinkram wahrscheinlich auch auf Ihrem Schreibtisch herumliegt: Stifte, Radiergummi, Schere etc. „Erstaunlich“ deshalb, weil es an fast jedem Arbeitsplatz eine spezielle Stifte- und Utensilien-Schublade gibt. Und meist steht sogar noch ein Stifteköcher auf dem Tisch.

Wenn auch bei Ihnen viel Kleinkram auf dem Tisch herumliegt, dann empfehle ich Ihnen einmal jährlich diese Radikalkur:

• Inhalt in ein Behältnis kippen, Schalen in die Spülmaschine stellen bzw. Schublade feucht auswischen – und anschließend nur die wirklich notwendigen Utensilien zurücklegen.
  
• Sonstige funktionierende Filzer und Kulis kommen in eine Reserveschachtel oder werden verschenkt, und den Rest werfen Sie gnadenlos weg.
  

Als Chef ....

Nutzen Sie einen Aktenwagen

In ein Krankenbett können Sie keine Papierstapel mitnehmen. Bei jeder Bewegung kämen sie ins Rutschen und wer hebt das Durcheinander nachher vom Boden auf?

Auch auf einem Schreibtisch sind sie nicht nur Platzverschwender, sondern auch die Grundlage von organisatorischem Chaos.  Zettel, Mappen, Hefter und Broschüren bunt durcheinander – hier muss praktisch nach jeder Unterlage von Neuem gesucht werden,
und dadurch wird das Durcheinander noch größer.

Wenn Sie feststellen, dass Sie zu denen gehören, die unabgeschlossene Vorgänge „nicht aus dem Blick verlieren“ wollen, probieren Sie’s mal mit folgender Alternative: Schaffen Sie sich einen Aktenrollwagen mit Hängeschienen an. Hier finden etwa 50 Mappen mit allen laufenden Vorgängen Platz.

• Wenn Sie einen festen, überschaubaren Stamm von Klienten, Lieferanten oder Kunden haben, dann sollten Sie für jeden eine „Leitmappe“ anlegen und alles darin oder dahinter sortieren.
• Sehr nützlich ist eine Terminablage, entweder ganz exakt mit Mappen von 1 bis 31 und Januar bis Dezember. Eine Alternative hierzu ist ein einfaches Mappensystem mit Wochentagen. Dann sollte aber jeweils eine Mappe „Nächste Woche“ und „Nächster Monat“ nicht fehlen.
  
• Außerdem können Sie Sammelmappen nach Arbeitsschwerpunkten anlegen: Telefonieren, Lesen, Konferenz etc. Damit bereiten Sie schon beim Aufräumen die tägliche Telefonrunde oder die wöchentliche Teambesprechung vor. So können Sie alles, was an Vorgängen und Informationen auf Ihrem Schreibtisch herumliegt, zielgenau wegsortieren – und wiederfinden.

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