- Einfacher arbeiten - besser leben! -

Editorial

Liebe Leserin, lieber Leser,

wenn Sie häufiger das Gefühl haben, dass Ihr Tag mehr als 24 Stunden haben müsste, sind Sie in die Zeitfalle geraten. Auch wenn die Ursachen individuell etwas verschieden sind, lassen sie sich fast immer auf eine überschaubare Zahl reduzieren und eingrenzen. Prüfen Sie in Ruhe, welche der folgenden zehn Maßnahmen für Sie am wichtigsten ist, um Ihre Zeit möglichst effektiv zu nutzen.

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Zeitfallen: Maßnahmen 1–5

1. Kampfansage ans Aufschieben
Es hilft nichts anderes: Nur mit Disziplin bekommen Sie häufiges Aufschieben von Aufgaben in den Griff. Nehmen Sie schwierige Dinge sofort in Angriff. Ersetzen Sie das Gefühl des Unangenehmen durch die Vorfreude auf das gute Gefühl, das sich nach der Erledigung einstellen wird.

2. Auf Effizienz von Besprechungen achten
Bereiten Sie Meetings gut vor und nach. Machen Sie sich vor Beginn einer Besprechung klar, welche Ergebnisse erzielt werden sollen. Und legen Sie das zeitliche Ende des Meetings vorher fest.

3. Aktiv erholen
Wer viel arbeitet, braucht Erholung. Gestehen Sie sich Zeit zum Auftanken zu. Machen Sie feste Termine dafür mit sich aus, die Sie in Ihren Kalender eintragen und konsequent wie Geschäftstermine einhalten. So verhindern Sie am besten, dass Sie Ihre wenige Freizeit durch unvorhergesehen auftretende berufliche Termine am Ende doch wieder hergeben.

4. Klare Prioritäten setzen
Arbeiten und planen Sie grundsätzlich nach Prioritäten. Sonst wird Ihnen die Fülle dessen, was alles zu erledigen ist, erdrückend erscheinen. Mit einem präzisen Arbeitsplan wird alles greifbarer und berechenbarer. Sie wissen jederzeit, auf welchem Stand Sie gerade sind, was Sie bereits geleistet haben und was noch vor Ihnen liegt.

5. Nur einen Terminkalender führen
Führen Sie niemals mehrere Terminkalender, sondern entscheiden Sie sich für einen einzigen – entweder aus Papier oder elektronisch.

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Zeitfallen: Maßnahmen 6–10

6. Ordnung halten
Aufräumen ist keine Zeitverschwendung, sondern verhindert Zeit raubende Suchvorgänge. Außerdem lenkt ein mit Stapeln übersäter Schreibtisch unnötig ab und führt einem unerledigte Aufgaben ständig vor Augen. Zudem droht die Gefahr, nach Lust und Laune verschiedene Arbeiten zu beginnen, ohne sie fertigzustellen.

7. Die Zeitverwendung kontrollieren
Kontrollieren Sie am Ende eines jeden Bürotages Ihre Arbeitsergebnisse. Was konnten Sie erledigen? Was blieb liegen und warum? Wann, wobei und warum haben Sie Zeit verschenkt? Ziehen Sie aus dieser Analyse Konsequenzen für den folgenden Arbeitstag.

8. Privatleben nicht vernachlässigen
Nicht nur Ihre Mitarbeiter und Kunden haben ein Recht auf Ihre Zeit, sondern auch Lebenspartner, Familie und Freunde. Reservieren Sie Zeit für das Miteinander, das Ihnen Entspannung bringt und in der Berufliches konsequent ausgespart wird.

9. Zum richtigen Zeitpunkt erledigen
Nutzen Sie eine Wiedervorlage als Organisationshilfe. Damit verhindern Sie Stapelbildung, verpassen keine Bearbeitungsfristen mehr und vermeiden das drängende Gefühl, alles sofort erledigen zu müssen. Ein Ordner für die Tage (1–31) und ein zweiter für die Monate (1–12) genügen meistens.

10. Sofort statt später entscheiden
Entscheiden Sie jedoch bei jeder Mitteilung, die Sie erhalten (E-Mail, Brief, Fax, Anruf), sofort, was damit geschehen soll. Diese vier Möglichkeiten haben Sie: selbst sofort bearbeiten, selbst später bearbeiten (Wiedervorlage), delegieren oder wegwerfen.

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