Liebe Leserin, lieber Leser,
der Mensch kann ungeheure Schwierigkeiten meistern, er kann enorme Kräfte entwickeln und hat Techniken ersonnen, um auch große Feinde zu besiegen.
Aber gegen die gefürchteten Papierstapel sind wir oft machtlos. So ein Haufen von Papieren schafft Depression. Er drückt Sie nieder. Denn er ist undurchsichtig. Sie wissen nicht mehr genau, was er alles enthält. Damit ist der Stapel stärker als Sie. Er sagt wortlos: „Mich schaffst du nicht!"
Das gilt nicht nur für to-do-Stapel, sondern für alle derartigen Gebilde. Ein Stoß ungelesener Zeitschriften (die Sie später einmal durcharbeiten wollen), ein Haufen mit interessanten Zeitschriftenartikeln (die Sie irgendwann übersichtlich sortieren möchten), ein Stapel mit Urlaubsfotos (die eines Tages säuberlich eingeklebt werden sollen), ein Stapel mit ungebügelter Wäsche ... Es gibt eine gräßliche Menge möglicher Stapel in Ihrer Umgebung.
Die klassische Methode gegen Stapel ist, es erst gar nicht so weit kommen zu lassen. „Jedes Stück Papier nur einmal in die Hand nehmen und gleich erledigen" ist ein tolles Prinzip, das im wirklichen Leben aber wohl nur für sehr hohe Chefs durchführbar ist, bei denen ein Team hervorragender Mitarbeiter nur darauf wartet, etwas delegiert zu bekommen. Im wirklichen Leben werden Sie immer wieder eingehende Schriftstücke zwischenlagern müssen: Unweigerlich entstehen Stapel.
Bauen Sie solche Stapel ab, indem Sie sie praktisch um 90 Grad drehen und die einzelnen Arbeitsgebiete in eine Hängeregistratur (mit nach oben offenen Mappen) einsortieren. Aus dem undurchsichtigen Stapel wird so ein transparentes Gebilde. Nun hat jede Aufgabe „ein Fach"! Beim Umräumen eines Stapels in die Hängemappen vollbringen Sie einen wichtigen Schritt: Sie ordnen, fassen Gleichartiges zusammen und können sogar eine Hierarchie erstellen. Die Mappen mit den wichtigsten Aufgaben kommen ganz nach vorne.
Bewährte Regel gegen Papierchaos:
- Wenn etwas erledigt ist, fliegt es raus! Dazu ist der Platz hier zu wertvoll. Entweder in einen Aktenordner oder (immer am besten) in den Papierkorb.
- Damit Sie sich an die To-do-Aufgabe erinnern, wird sie im Zeitplaner eingetragen, und zwar an einem realistischen Termin.
- Checken Sie, welche Art von Schriftstücken chronisch auf Ihrem Schreibtisch liegenbleibt, weil sie in keine Kategorie paßt. Und eröffnen Sie entsprechende Mappen. Bei mir ist dadurch die Abteilung „Tiere" entstanden (Impfpass, Adresse von Tiersittern, Hundesteuer etc.).
- „Fundsachen" (Zeitungsausschnitte, Broschüren) kommen in die jeweilige thematische Mappe. Gibt es keine, eröffnen Sie eine (z. B. „persönliche Gesundheitstips").
- Durchforsten Sie Ihre Hängeregistratur, wenn sie zu voll aussieht. In jeder Mappe gibt es Dinge, die sich längst erledigt haben. Nach 10 Minuten Wegschmeißen ist alles wieder picobello!
Sie werden sehen: Wenn wir es schaffen, zum Mond zu fliegen, dann lassen wir uns doch von ein paar Papierstapeln auf dem Schreibtisch nicht unterkriegen! Lassen Sie sich daran mit unserem Aha-Plakat erinnern und starten Sie erfolgreich durch!
Was ist das…? …werden sich Ihre Mitarbeiter fragen, wenn sie in Zukunft die Aha!Plakate an ihrem Arbeitsplatz entdecken, die Ihnen Themen wie Eigenverantwortung, Kundenorientierung usw. auf humorvolle Weise näher bringen. Ohne, dass Sie als Chef auch nur ein Wort verlieren müssen.
