247.000.000.000 eine unglaubliche Zahl! Aber was steckt dahinter? Ganz einfach: 247 Milliarden E-Mails werden täglich verschickt. Wir alle ärgern uns über die E-Mail-Flut – und wir alle tragen fleißig dazu bei, die Zahl der E-Mails kräftig nach oben zu treiben. Denn: Wer viele Mails schreibt, wird auch viele Mails bekommen. Also: Verschicken Sie so wenige Mails wie möglich. Verstopfen Sie Kollegen und Freunden nicht den Posteingang.

Herzlichst, Ihr Lothar Seiwert

Wir jammern, dass unsere Inbox aus allen Nähten platzt. Aber wenn wir eine Spaß-Mail bekommen, leiten wir sie gleich weiter. Hier hilft nur eins: Machen Sie die Mail-Diät. Verschicken sie nur Mails, die für den Adressaten wirklich wichtig sind. Ob eine elektronische Nachricht tatsächlich nötig ist, können Sie ganz einfach mit der Stockwerksfrage beantworten: Würde ich diese E-Mail auch schreiben, wenn ich sie ausdrucken und zu Fuß fünf Stockwerke höher ins Büro des Empfängers bringen müsste? Nein?! Dann ist die Mail absolut überflüssig.

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Fassen Sie sich kurz. Meist sind für eine Mail nicht mehr als vier oder fünf Sätze nötig. Und: Oft ist sogar schon mit ein paar Wörtern alles gesagt. In diesem Fall reicht es, wenn Sie nur die Betreffzeile nutzen. Damit der Empfänger weiß, dass er die Mail erst gar nicht öffnen muss, sollten Sie dem Betreff allerdings EOM „End of Message“ hinzufügen. Extra-Tipp: Vereinbaren Sie mit Kollegen und Kunden E-Mail-Kürzel. Setzen Sie beispielsweise ein „I“ für Information oder ein „A“ für Aufgabe an den Beginn der Betreffzeile, so sieht der Empfänger auf einen Blick, worum es geht, und kann entsprechend reagieren.

Mails gelten als echte Kommunikationsturbos. Doch: Das stimmt nicht immer. Manches lässt sich schneller und besser via Telefon oder im persönlichen Gespräch klären. Greifen Sie ruhig öfter auf die guten alten Kommunikationsmittel zurück. Telefonieren statt Tippen: Das hilft, Missverständnisse und über­­­flüssige Pingpong-Mails zu vermeiden.

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