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Liebe Leserin, lieber Leser, völlig ungestört zu arbeiten war für
Goethe und Schiller kein Problem: Es klingelte kein Telefon, das Arbeiten wurde
nicht durch ständig eingehende E-Mails unterbrochen. Andererseits waren Mitteilungen
oft Wochen mit der Postkutsche unterwegs. Dagegen sind neue
Kommunikationsmittel doch recht komfortabel – wenn man nicht den Überblick
verliert. Deswegen stelle ich Ihnen heute eine Liste vor, mit deren Hilfe Sie
Telefonate protokollieren und die Dinge auch in Ihrem Kopf ordnen können.
Einen guten Start in die Woche wünscht Ihnen
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Ihre
Dunja Herrmann
Redakteurin Täglich aufgeräumt |
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| So führen Sie ein nützliches Telefonprotokoll |
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Zum
Protokollieren Ihrer Telefonate legen Sie sich eine Tabelle an mit den
folgenden drei Spalten:
- Gespräch
mit
- Thema
- Ergebnis/Folgeaufgabe
Darunter
setzen Sie jeweils leere tabellarische Zeilen. Diese Vorlage können Sie einfach
immer wieder ausdrucken oder kopieren – und natürlich handschriftlich
ausfüllen.
Das Formular
unterstützt Sie dabei, die wichtigsten Ergebnisse eines Telefonats schnell und
übersichtlich zu protokollieren. Sie können es auf drei Arten einsetzen:
- Für sich selbst, wenn Sie Vieltelefonierer sind und Ihr
Gedächtnis entlasten möchten – mit einem schriftlichen Überblick der Ergebnisse
und den daraus resultierenden Folgeaktionen.
- Wenn Sie im Auftrag eines Vorgesetzten anrufen, der zu einem
Thema Informationen aus mehreren Quellen braucht.
- Wenn Sie Gespräche für einen abwesenden Mitarbeiter/Kollegen
annehmen.
Das Formular
„funktioniert“ in jeder Situation:
- Als Sammelliste bei mehreren Gesprächen. Reicht Ihnen bei
bestimmten Telefonaten eine einzige Themenzeile nicht aus, dann nehmen Sie die
nächste hinzu und lassen das zugehörige Feld „Gespräch mit“ in Spalte 1 einfach
frei.
- Als Einzelliste, wenn in einem Gespräch besonders viele
Themen behandelt werden. In diesem Fall füllen Sie bei „Gespräch mit“ in Spalte
1 lediglich den obersten Kasten aus.
Tipp zum
effizienten Telefonieren: Vergewissern Sie
sich, bevor Sie zum Hörer greifen: Liegen alle relevanten Unterlagen vor Ihnen
auf dem Schreibtisch oder dem Bildschirm? Beispielsweise:
- bereits vorausgegangene Kommunikationsunterlagen (Brief,
Fax, E-Mail, Gesprächsnotizen)
- Kunden- und Vorgangsnummer(n)
- Gesprächsleitfaden und Argumente
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