Den
Arbeitstag nicht mit E-Post beginnen: Starten Sie Ihren Arbeitstag nicht
damit, dass Sie sich gleich mit dem Lesen und Beantworten von E-Mails beschäftigen.
Sondern betreten Sie Ihr Büro mit einer klaren Vorstellung von Ihren
wichtigsten zwei oder drei Tagesaufgaben. Erledigen Sie mindestens eine davon,
bevor Sie Ihre Post sichten.
Feste Zeiten
oder Zwischendurch-Blöcke: Entscheiden Sie sich für eine Variante:
Entweder Sie bearbeiten E-Mails zweimal täglich zu festen Zeiten oder in
15-Minuten-Blöcken zwischendurch.
E-Mail ist
kein Telefon: Lassen Sie sich nicht von Anrufern verrückt machen, die
unbedingt wissen wollen, ob ihre E-Mails schon angekommen sind. Stellen Sie
klar, dass Sie E-Mails nicht als Medium für Dringendes ansehen.
E-Mail als
Anrufschutz: Umgekehrt können Sie in bestimmten Fällen Zeit gewinnen,
indem Sie aufdringliche Anrufer darum bitten, Ihnen den Sachverhalt kurz per
E-Mail zuzusenden. Vergessen Sie dabei nicht, einen Bearbeitungszeitraum
anzugeben, sonst haben Sie den Anrufer 15 Minuten später erneut an der Strippe.
Automatik
abstellen: In manchen E-Mail-Systemen ist eine automatische Benachrichtigung
über neu eintreffende E-Mails eingestellt. Vermeiden Sie diesen psychologischen
Druck, und stellen Sie die Alarmfunktion ab, wenn Sie nicht wirklich darauf
angewiesen sind.
Rückstau
vermeiden: Legen Sie Wert darauf, Ihren gesamten Posteingang am Ende des
Tages erledigt zu haben. Tragen Sie möglichst keinen Rückstau in den folgenden
Tag hinein.
Überflüssiges
Ausdrucken unterbinden: Drucken Sie nur E-Mails aus, die Sie wirklich in
Papierform benötigen (wichtige Ablage, Vorlage bei einer Besprechung).
Empfängergruppen
bilden: Wenn Sie häufiger identische Post an einen bestimmten Personenkreis
senden, dann nutzen Sie die Möglichkeit, im E-Mail-Adressbuch Empfängergruppen
zu bilden. Sie müssen dann nicht jedes Mal aufs Neue bestimmte Namen per Hand
zusammensuchen.
Klare Aktionslinie einhalten: Bearbeiten
Sie E-Mails wie Papierpost, und entscheiden Sie sich immer für eine von vier Möglichkeiten:
(sofort) bearbeiten, ablegen, delegieren oder vernichten.
Das
Sofort-Prinzip beachten: Agieren Sie sofort, sobald Sie eine Nachricht gelesen haben.