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Möchten Sie so weitermachen – oder wollen Sie das Leben, das Ihnen vorschwebt, jetzt WIRKLICH angehen?

• Leben Sie selbstbestimmt statt fremdbestimmt – werden Sie ein echter „Optimierer“.
• Hören Sie auf, immer schneller zu leben – leben Sie besser!
• Und gewinnen Sie endlich wieder die Freiräume, die Ihnen so wichtig sind.

1. Arbeitsakten
Auf Arbeitsakten greifen Sie täglich oder wöchentlich zu. Bedenken Sie bei der Auswahl der Unterlagen, die einen Premium-Platz direkt am Schreibtisch bekommen, das 80:20- Prinzip: Tatsächlich benötigen Sie für 80 % Ihrer Tätigkeiten nur 20 % Ihrer Akten!

Zu den Arbeitsakten gehören beispielsweise

• Unterlagen zu laufenden Projekten,
• Rücksprache- oder Wiedervorlagemappen,
• Material zu täglichen, wöchentlichen oder monatlichen Routineaufgaben (wie etwa regelmäßige Besprechungen, Berichte, Statistiken).
  

So bringen Sie Ihre Arbeitsakten optimal unter:

• Bewahren Sie Arbeitsakten in Hängemappen auf – so nah wie möglich an Ihrem Arbeitsplatz.
• Richten Sie für jeden Routinevorgang und jedes laufende Projekt eine eigene Mappe ein.
• Arbeiten Sie beim Sortieren und Beschriften der Register mit Farben und Oberbegriffen (Unternehmen, Projekt, Kunde). Eine solche Ablagestruktur ist übersichtlich und ermöglicht es auch Kollegen und Mitarbeitern, Vorgänge zu finden. Zudem erleichtert Ihnen die farbige Markierung die Zuordnung neuer Unterlagen.

Beispiele für die Ablagestruktur:

• Alle internen Abläufe im Unternehmen wie Strategie, Budget und Management fassen Sie unter dem Oberbegriff „Unternehmen“ zusammen (Farbe: Blau).
• Produkte und die dazugehörigen Projekte erhalten den Oberbegriff „Produkt“ – unterteilt in „Produkt 1“, „Produkt 2“ etc. (Farbe: Grün).
• Unter dem Oberbegriff „Mitarbeiter“ sammeln Sie (jeweils in eigenen Hängemappen, nach Namen der Mitarbeiter von A–Z geordnet) Unterlagen wie die Dokumentationen von Jahresgesprächen, Zielvereinbarungen, Weiterbildungsmaßnahmen etc. (Farbe: Gelb).
• Unter dem Obergriff „Kunden“ sammeln Sie alle Unterlagen, die Ihre Kunden betreffen – ebenfalls jeweils in einer eigenen Hängemappe, die mit dem Namen des jeweiligen Kunden bezeichnet ist. Die Mappen ordnen Sie dann von A–Z (Farbe: Rot).
• Und gönnen Sie auch Schnellzugriffs-Informationen wie Telefonlisten, Computercodes etc. eigene Hängemappen!

2. Nachschlageakten
Diese Unterlagenart brauchen Sie nur ein- bis zweimal im Monat oder seltener. Zu den Nachschlageakten gehören beispielsweise

• bezahlte Rechnungen
• Steuerunterlagen des vergangenen Quartals oder
• Unterlagen für laufende Projekte, die zu umfangreich für Ihre Arbeitsakten-Ablage sind.
  

So bringen Sie Ihre Nachschlageakten optimal unter:

• Sorgen Sie auch hier für eine einheitliche Ablagestruktur, um Stapelwirtschaft und langes Suchen zu vermeiden.
• Standort: in Schränken oder Regalen in Ihrem Büroraum, jedoch nicht in unmittelbarer Nähe Ihres Schreibtischs.
• Verwenden Sie Ordner oder Stehsammler.

3. Archivakten
Vorgänge, die abgeschlossen sind, erhalten einen Platz im Archiv.

• Ordnen Sie Ihre Archivakten nach den gleichen Ordnungsprinzipien wie Ihre Arbeits- und Nachschlageakten.
• Ablageort: möglichst außerhalb Ihres Büroraums.