Bevor Sie sich damit beschäftigen, wo Sie Ihre Dateien
ablegen, sollten Sie über deren Benennung nachdenken. Denn so simpel das auch
klingt: Eine Datei erkennen Sie vor allem an ihrem Namen. Und deswegen sind der
Datei- und der Ordnername mit besonderer Sorgfalt zu wählen. Sämtliche
Betriebssysteme erlauben inzwischen längere Dateinamen. Deswegen ist es nicht
notwendig, unverständliche Kürzel zu benutzen. Auf der anderen Seite sollten
Sie auch keine übermäßig langen Dateinamen verwenden.
Gut bewährt hat
sich die Dreierformel „Ziel – Zweck – Datum“:
1. Das Ziel ist die- oder derjenige, für die/den die Datei nach
Beendigung der Arbeit gedacht ist. Bei einem Auftraggeber steht hier dessen
Name. Schreiben Sie einen Brief, dann ist das Ziel der Adressat.
2. Der Zweck ist das, worum es in dieser Angelegenheit geht – kurz
und knapp. Wenn Sie z. B. in einem Brief einen Betreff haben, drückt genau der
den Zweck aus.
3. Zwar speichern die Betriebssysteme mit der Datei auch das Datum
ab, an dem die Datei zuletzt bearbeitet wurde. Doch das ist meist erst dann zu
sehen, wenn Sie die Anzeige auf „Detail“ stellen – was den Nachteil hat, dass
weniger Dateien sichtbar sind. Besser ist es, das Datum mit im Dateinamen
unterzubringen, und zwar in der Form „Tag – Monat – Jahr“: TTMMJJ.
Beispiel: Der
komplette Dateiname einer Bewerbung bei der Firma XY, die Sie am 11. Februar
schreiben, lautet dann: Firma XY Bewerbung 110208. Hinter dem Dateinamen
steht meist noch ein Punkt, gefolgt von der Dateiart – bei Word beispielsweise
.doc. Ist bei Ihnen Windows so eingestellt, dass die Dateiendung nicht
angezeigt wird, erkennen Sie in der Regel am Icon, um welche Dateiart es sich
handelt.
Automatische Chronologie
Wenn Sie Dateien chronologisch nach Datum geordnet haben
wollen, drehen Sie einfach die Schreibweise um, nennen also erst das Datum in
dem Format Jahr – Monat – Tag: JJMMTT. Am Anfang werden Sie sich beim
Lesen ein wenig schwer tun, aber das gibt sich bald. Wichtig ist nur, dass Sie
die Schreibweisen nicht vermischen.
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