Helfen Sie sich, indem Sie umdenken. Machen Sie Zeitplanung wieder zu einem echten Werkzeug, das Ihnen untertan ist. Sagen Sie sich nicht mehr: „Ich muss heute diese wichtige Aufgabe erledigen.“ Sondern: „Ich muss für diese wichtige Aufgabe einen guten Tag finden.“ Der Unterschied besteht darin, dass Sie nicht mehr auf das reagieren, was der Terminkalender Ihnen vorschreibt, sondern dass Sie frei agieren. Sie werden nicht vom Termin festgelegt, sondern Sie legen einen Termin fest! Sie sind nicht mehr Opfer, sondern souveräner Zeitchef.

Schritt 1: Woche statt Tag
Integrieren Sie in Ihren Tagesplan nicht mehr Ihre To-do-Liste, sondern führen Sie eine separate Liste mit den Dingen, die gemacht werden müssen. Für die meisten Zeitplansysteme gibt es spezielle To-do-Einlegeblätter. Die lassen sich so ausklappen, dass neben Ihrem Tagesplan die Liste mit den wichtigen Aufgaben zu liegen kommt. Nun entscheiden Sie, welche dieser Aufgaben Sie heute anpacken. Sie geben aktiv einem Ihrer To-do-Punkte die Priorität. Sie sind der Boss, nicht Ihr Kalender!

Setzen Sie am Anfang so viel auf die ausklappbare To-do-Liste, wie Sie etwa in 1 Woche schaffen. Das ist nur ein kleiner Unterschied in der Arbeitsweise, für viele Menschen aber eine Revolution in Sachen Zeitmanagement. Lassen Sie sich nicht entmutigen, wenn Aufgaben in die nächste Woche übernommen werden. Sie bleiben der Herrscher und lernen die königliche Lektion, in der nächsten Woche weniger auf die Liste zu setzen.

Streichen Sie erledigte Posten auf dieser Liste feierlich durch, und freuen Sie sich, dass Sie etwas geschafft haben.

Schritt 2: Größere Ziele statt Kleinkram
Wenn Sie sich mit dieser neuen Sichtund Arbeitsweise angefreundet haben, können Sie auch größere Projekte und Visionen als Überschriften auf eine weitere ausklappbare To-do-Liste setzen – also Aktionen, die sich über mehrere Tage und Wochen erstrecken. Teilen Sie das große Ziel in Tagesschritte auf.

Die Einzelschritte kommen als Unterpunkte unter die großen Überschriften und werden dann wie bei Schritt 1 mit den Aktivitäten des einzelnen Tages verbunden. So haben Sie die großen Linien und Ziele ständig im Blick. Es schwindet die Gefahr, im Kleinkram des Alltags unterzugehen.

Schritt 3: Horizont erweitern
Bedenken Sie: kleine Ziele, kleine Erfolge – große Ziele, große Erfolge! Wenn Sie weiterhin nur das tun, was Sie zurzeit tun, dann erreichen Sie niemals mehr als das, was Sie zurzeit erreichen.

Und bitte verstehen Sie unter „mehr“ nicht, Ihre Tage noch dichter auszufüllen. Sondern setzen Sie sich als Ziel ein erfülltes, sinnvolles Leben mit einem gesunden Mix aus Arbeit und Entspannung. Tun Sie anderen und sich selbst Gutes, in einer ausgewogenen Rezeptur.