Alle Aufgaben, deren Erledigung nicht mehr als 3 Minuten Ihrer Zeit in Anspruch nimmt, bearbeiten Sie direkt. Folgen Sie dem Grundsatz: Alles direkt Erledigte ist 10-mal besser als penibel Notiertes. Überschaubare Arbeiten gleich zu erledigen, zieht eine unmittelbare Verbesserung Ihrer Selbstorganisation nach sich und verschafft Ihnen sofortige Erfolgserlebnisse:

• Sie haben mehr Kontrolle über das Wann, Wo und Wie Ihrer Aktivitäten. Denn Sie wissen, dass nicht Berge von unerledigten Aufgaben im Hintergrund warten.

• Sie tun etwas für Ihre innere Zufriedenheit. Denn Sie haben nicht mehr ständig das Gefühl, etwas vor sich herzuschieben.

• Sie steigern Ihre Leistung und sorgen für eine positive Außenwirkung. Denn es ist angenehm (und Zeit sparend!) für Ihre Kollegen und Mitarbeiter, beispielsweise auf eine kleine Anfrage sofort eine Antwort zu erhalten.

• Sie kommen aus der Dringlichkeitsfalle raus. So haben Sie Ihren Kopf als auch Ihren Schreibtisch frei für wirklich wichtige Dinge.

• Sie sparen Zeit. Denn Dinge vor sich herzuschieben, kostet Sie nachweislich mehr Zeit als die direkte Erledigung einer Aufgabe.

Was Sie direkt erledigen

Alle Aufgaben, deren Erledigung nicht mehr als 3 Minuten Ihrer Zeit in Anspruch nimmt, bearbeiten Sie direkt. Das gilt beispielsweise

• für das gerade eingegangene Fax, das Sie mit einer kurzen handschriftlichen Reaktion und dem Hinweis „Blitz-Antwort“ sofort an den Absender zurückfaxen,

• für die E-Mail, in der ein Kollege um eine Information bittet: Sofern Sie diese Information parat haben oder schnell beschaffen können, beantworten Sie die E-Mail sofort.

Denn der Hauptaufwand bei solchen Tätigkeiten liegt darin, die Information zu lesen und gedanklich einzuordnen. Die Bearbeitung des Vorgangs selbst nimmt dagegen kaum Zeit in Anspruch.

Was Sie nicht direkt erledigen, aber sofort entscheiden

Bei Aufgaben, die Sie nicht sofort erledigen können, bereiten Sie direkt die Bearbeitung vor:

• Halten Sie sofort fest, wann Sie eine Aufgabe erledigen werden. Tragen Sie einen festen Termin in Ihr Zeitplansystem ein. Ihr Vorteil: Sie haben die Aufgabe nicht aufgeschoben, sondern eingeplant und müssen so nicht mehr darüber nachdenken.

• Halten Sie Ideen und Lösungen direkt fest. Sie haben bereits eine Idee dazu? Dann notieren Sie sich diese sofort, bevor Sie die Aufgabe zur Seite legen. Beispiel: Sie werden darum gebeten, eine Rede vorzubereiten, und Ihnen fällt auch direkt ein guter Aufhänger dafür ein. Notieren Sie ihn sich, und legen Sie eine Projektmappe dafür an. Dann brauchen Sie sich bis zum festgesetzten Bearbeitungstermin nicht mehr um die Aufgabe zu kümmern.

• Delegieren Sie direkt. Überlegen Sie sofort, ob Sie diese Aufgabe überhaupt selbst erledigen müssen. Wenn nicht, ist es für alle Seiten besser, die Arbeit gleich weiterzugeben als eine Woche später, wenn bereits Termindruck herrscht. Notieren Sie einen klaren Erledigungs-Hinweis (was ist zu tun und bis wann?), um Rückfragen zu vermeiden, und legen Sie die Aufgabe in den Korb des entsprechenden Mitarbeiters.

• Werfen Sie Unwichtiges direkt weg. Werbung, die für Sie uninteressant ist, und alles, was Sie „nur zur Info“ erhalten und bereits gelesen haben, kommt direkt in den Papierkorb.

Was Sie bewusst nicht direkt entscheiden oder tun

Zum Direkt-Prinzip gehört auch die (Zeit sparende) Fähigkeit, genau zu wissen, wann Sie etwas nicht sofort tun. Nach dem Motto „Read it when you need it“ beschäftigen Sie sich mit Informationen erst dann, wenn Sie sie brauchen.

2 Praxis-Beispiele:

• Sie bekommen Unterlagen von einem Kollegen, mit dem Sie sich in der nächsten Woche zusammensetzen werden. Fangen Sie jetzt nicht an zu blättern! Setzen Sie sich einen Vorbereitungstermin für das Gespräch, und legen Sie die Unterlagen bis dahin zur Seite.
  

• Das Gleiche gilt für die Daten, die Sie für einen monatlichen Bericht benötigen. Legen Sie sie direkt in die entsprechende Projektmappe, ohne sie sich näher anzusehen.

Unter der Überschrift „Was Sie bewusst nicht tun“ klärt sich auch eine andere Frage, die zum Direkt-Prinzip immer wieder gestellt wird und die lautet: „Soll ich wirklich immer alles sofort erledigen?“

Antwort: Arbeiten nach dem Direkt- Prinzip bedeutet nicht, dass Sie aufspringen müssen, wenn ein Fax eingeht oder Ihre aktuelle Arbeit unterbrechen sollen, wenn Sie eine automatische E-Mail-Eingangsmeldung erhalten. Bündeln Sie Aufgaben, die dem gleichen Bearbeitungsschema folgen, und erledigen Sie sie am Stück.

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Ihre Beziehungen zu entrümpeln, sondern zugleich neue Energie für die
Dinge zu gewinnen, die Ihnen am Herzen liegen. Gerade so, wie echte
Meister des Lebens sie haben.